Termos de Uso

Pontos de atenção

Antes de contratar, leia com atenção estes pontos, detalhados mais abaixo:

• A assinatura é cobrada automaticamente no cartão de crédito a cada ciclo (mensal ou anual) até ser cancelada.
• Você pode desistir em até 7 dias da contratação com devolução integral. Depois disso, o cancelamento interrompe as próximas cobranças, mas não há devolução do período já pago, inclusive no plano anual; o acesso continua até o fim desse período.
• Sem pagamento (fim da avaliação gratuita ou atraso além da tolerância), as funções de escrita ficam bloqueadas; leitura e exportação continuam disponíveis.
• O conteúdo clínico e o sigilo são responsabilidade da clínica e dos profissionais. O sistema é ferramenta de registro; a equipe da ANEXA só vê dados da clínica numa sessão de suporte autorizada pela administradora.
• Os lembretes por WhatsApp usam uma integração não oficial e podem ser interrompidos por decisão do próprio WhatsApp.
• Depois do encerramento, os dados ficam disponíveis para exportação por 90 dias e depois são eliminados (ver "Encerramento e exportação").

O que estes termos regem

O ANEXA.Psi é um sistema de gestão para clínicas e consultórios de psicologia, oferecido pela ANEXA Sistemas (identificação completa em "Quem responde por este documento") como serviço acessado pela internet. Ele reúne agenda, cadastro de pacientes, prontuário, financeiro, mensagens automáticas e funções administrativas. Estes termos regem o acesso ao site e o uso do sistema por clínicas contratantes e pelas pessoas que elas autorizam.

A Política de Privacidade é parte destes termos e explica como os dados são tratados.

Conta e equipe

• A conta é da clínica, criada por uma pessoa administradora que responde por ela perante a ANEXA.
• A administradora convida a equipe e define o papel de cada pessoa (administradora, profissional ou secretaria). Cada papel enxerga só o que a sua função exige.
• A clínica responde pelo uso do sistema por toda a equipe que convidar e deve informar a cada pessoa as regras destes termos, em especial o dever de sigilo sobre os dados dos pacientes.
• Cada pessoa é responsável pela própria credencial. Senhas não devem ser compartilhadas; a troca é obrigatória no primeiro acesso.
• O número de profissionais que atendem é limitado pelo plano contratado. Secretaria e administração que não atendem não ocupam vaga.
• A clínica deve manter atualizados os dados de contato da conta, usados para avisos sobre o serviço.

Uso adequado

A clínica e sua equipe se comprometem a:

• inserir apenas dados que têm o direito de tratar, com a base legal adequada perante pacientes e responsáveis;
• não usar o sistema para enviar mensagens não solicitadas, fora do contexto do atendimento;
• não tentar acessar dados de outra clínica, burlar controles de acesso, sobrecarregar ou explorar falhas do serviço;
• não ceder, revender ou sublicenciar o acesso.

Violações podem levar à suspensão do acesso, precedida de aviso sempre que a situação permitir.

Conteúdo clínico e responsabilidade profissional

O sistema é uma ferramenta de registro e organização. As decisões clínicas, o conteúdo dos prontuários, a guarda pelos prazos exigidos pelas normas profissionais e o sigilo são de responsabilidade dos profissionais e da clínica. A ANEXA não usa, não revisa e não analisa o conteúdo clínico para nenhuma finalidade própria; a equipe da ANEXA só o vê durante uma sessão de suporte autorizada, como descrito em "Disponibilidade, cópias de segurança e suporte".

O acesso ao conteúdo clínico dentro do sistema é restrito ao profissional responsável pelo paciente (ou à administradora, quando o paciente é dela). Recursos que geram textos automaticamente, como a transcrição de áudio quando for disponibilizada, geramrascunhos que só se tornam registro depois de revisados e confirmados pelo profissional; a clínica deve obter do paciente, ou do responsável, a concordância para gravar e transcrever o atendimento.

Registros clínicos não são apagados: a exclusão é uma anulação com motivo e rastro na trilha de auditoria, o que preserva a integridade do prontuário.

Assinatura e pagamento

• Os planos, o número de profissionais incluído em cada um e os valores estão na página de planos. Módulos adicionais, quando contratados, têm cobrança própria.
• Avaliação gratuita: ao criar a conta, a clínica usa o sistema por 7 dias sem pagar e sem informar cartão. Ao fim do período sem assinatura, as funções de escrita ficam bloqueadas; leitura e exportação dos dados continuam disponíveis.
• O pagamento é feito por cartão de crédito, com ciclo mensal ou anual, por meio de um provedor de cobrança (Asaas). Os dados do cartão são digitados no ambiente do provedor; a ANEXA não os recebe.
• Renovação automática: a assinatura é cobrada automaticamente no cartão cadastrado no início de cada ciclo, até ser cancelada. Em caso de falha no pagamento, o sistema mantém o acesso por um período de tolerância e, depois dele, bloqueia as funções de escrita até a regularização; a leitura e a exportação dos dados continuam disponíveis.
• Alterações de preço são comunicadas com pelo menos 30 dias de antecedência e valem a partir do ciclo seguinte.
• Direito de arrependimento: como a contratação é feita a distância, a clínica pode desistir em até 7 dias corridos contados da contratação, com devolução integral do valor pago, nos termos do art. 49 do Código de Defesa do Consumidor. Basta pedir pelo e-mail contato@anexasistemas.com.br ou pelo WhatsApp da ANEXA; confirmamos o recebimento do pedido e solicitamos o estorno ao provedor de cobrança e à administradora do cartão. Os dados inseridos nesse período podem ser exportados antes do encerramento.
• Cancelamento depois de 7 dias: pode ser pedido a qualquer momento pelos mesmos canais e interrompe as cobranças seguintes. Não há devolução proporcional do período já pago, mensal ou anual; o acesso segue até o fim dele.

Integrações e mensagens

• WhatsApp: os lembretes e avisos são enviados por um número da ANEXA, com os modelos de texto que a clínica configura, por meio de um provedor de envio (LinkZap). A integração não é a API oficial do WhatsApp e pode ser limitada ou interrompida por decisão do próprio WhatsApp; nesse caso, a ANEXA avisa a clínica e os lembretes deixam de sair até a situação ser resolvida. As respostas dos pacientes ficam guardadas na plataforma do provedor e podem ser vistas pela equipe da ANEXA que atende esse número, sob dever de sigilo, apenas para que o sistema as registre. A clínica é responsável por obter dos pacientes o aceite para receber mensagens e por respeitar o pedido de quem não quiser mais recebê-las (o sistema oferece esse controle por paciente).
• Google: a conexão da Agenda e do Drive é opcional e feita pela própria pessoa, nos termos da Política de Privacidade. A ANEXA não responde pelo que acontece com os arquivos e eventos depois que estão na conta Google do titular, nem por indisponibilidades dos serviços do Google.
• Transcrição de áudio: recurso ainda não disponível. Quando for liberado, as condições, o provedor e o país de processamento serão informados antes da ativação, que dependerá de escolha da clínica.

Disponibilidade, cópias de segurança e suporte

Trabalhamos para manter o serviço disponível de forma contínua, mas ele pode ficar indisponível por manutenção, atualização ou falha de provedores. Fazemos cópias de segurança diárias do banco de dados, com retenção rotativa e cópia externa. A clínica pode, a qualquer momento, exportar os próprios dados e, se conectar o Drive, manter uma cópia dos prontuários e documentos na conta institucional dela.

O suporte é prestado pelo e-mail contato@anexasistemas.com.br e pelo WhatsApp da ANEXA. Quando for necessário entrar na conta da clínica para ajudar, a equipe da ANEXA só o faz comconsentimento explícito da administradora, por tempo limitado, sem poder criar ou alterar credenciais, e com toda a atividade registrada na trilha de auditoria que a clínica consulta. Durante a sessão, o suporte vê o sistema como o usuário que a administradora escolher, o que pode incluir conteúdo clínico; a administradora deve escolher o usuário estritamente necessário e, quando for o de um profissional, combinar com ele antes.

Tratamento de dados em nome da clínica

Em relação aos dados de pacientes, responsáveis e equipe inseridos no ANEXA.Psi, a clínica é acontroladora e a ANEXA é a operadora (LGPD, arts. 5º, 37 a 40). Nessa condição, a ANEXA se compromete a:

• tratar os dados somente para prestar o serviço contratado e conforme as instruções da clínica, que são estes termos, a configuração que ela faz no sistema e os pedidos que fizer por escrito;
• manter sob dever de sigilo todas as pessoas da ANEXA que tenham acesso aos dados;
• aplicar as medidas de segurança descritas na Política de Privacidade;
• usar apenas os provedores listados na Política de Privacidade ("Com quem compartilhamos") e avisar a clínica com pelo menos 30 dias de antecedência sobre a inclusão ou troca de um provedor que trate dados de pacientes; se discordar, a clínica pode cancelar sem custo adicional, com devolução proporcional do período pago e não usado;
• apoiar a clínica no atendimento aos pedidos dos titulares e encaminhar a ela, sem demora, qualquer pedido que chegar à ANEXA;
• avisar a clínica em até 48 horas depois de tomar conhecimento de um incidente de segurança que afete dados dela, com as informações disponíveis sobre o que aconteceu, os dados e titulares envolvidos e as medidas tomadas, para que ela possa comunicar a ANPD e os titulares no prazo da regulamentação;
• no fim do contrato, permitir a exportação e depois eliminar os dados, como previsto em "Encerramento e exportação";
• prestar as informações necessárias para a clínica comprovar que os dados estão sendo tratados de acordo com a LGPD.

As categorias de titulares incluem pacientes, inclusive crianças e adolescentes, seus responsáveis e a equipe da clínica; os dados incluem dados de saúde. A clínica, por sua vez, é responsável por ter base legal para inserir esses dados e por informar os pacientes sobre o uso do sistema.

Encerramento e exportação

• A clínica pode encerrar a assinatura a qualquer momento pelos canais de atendimento; o acesso segue até o fim do período já pago.
• Terminado o período pago, a clínica mantém acesso de leitura e exportação por 90 dias. A exportação está na tela de Configurações e na ficha de cada paciente; se a clínica precisar de uma cópia completa, incluindo anexos, pode pedi-la à ANEXA nesse prazo e a recebe em formato legível em até 15 dias.
• Depois desses 90 dias, a ANEXA elimina os dados da clínica do sistema em até 30 dias, e eles deixam de existir nas cópias de segurança à medida que elas são substituídas (até 12 meses). Ficam guardados apenas os dados que a lei obriga ou permite manter, como os registros de cobrança, a prova do aceite destes termos e a trilha de auditoria, pelos prazos da Política de Privacidade.
• A guarda dos prontuários pelo prazo exigido pelo Conselho Federal de Psicologia é responsabilidade da clínica e dos profissionais, que devem exportá-los antes do fim desse prazo.
• A ANEXA pode encerrar o serviço para uma conta em caso de violação destes termos ou de falta de pagamento prolongada, com aviso prévio e o mesmo prazo para exportação dos dados sempre que a situação permitir.

Propriedade intelectual

O sistema, sua marca, interface, código e documentação pertencem à ANEXA Sistemas. A clínica recebe uma licença de uso não exclusiva e intransferível enquanto durar a assinatura. Os dados inseridos pela clínica continuam sendo dela.

Limites de responsabilidade

A ANEXA responde pelo funcionamento do sistema conforme descrito nestes termos e na documentação, e responde perante a clínica também pelos provedores que ela mesma escolheu para prestar o serviço (hospedagem, envio de mensagens, cobrança). A ANEXA não respondepor decisões clínicas ou administrativas tomadas com base nas informações registradas, por dados inseridos de forma incorreta, por uso indevido de credenciais pela equipe da clínica, pela internet ou pelos equipamentos da clínica, pelo que acontece nas contas Google da própria clínica ou por eventos fora do seu controle razoável. Nada nestes termos exclui ou limita responsabilidades que a lei não permite excluir ou limitar, inclusive as previstas no Código de Defesa do Consumidor e na LGPD.

Disposições gerais

• Estes termos podem ser atualizados; a data de revisão fica no topo da página. Mudanças relevantes são avisadas às clínicas contratantes com pelo menos 30 dias de antecedência, pelo e-mail da conta. A clínica que não concordar pode cancelar antes de a mudança valer, com devolução proporcional do período pago e não usado.
• Se alguma cláusula for considerada inválida, as demais permanecem em vigor.
• Aplicam-se as leis brasileiras, em especial o Código de Defesa do Consumidor quando cabível, o Decreto 7.962/2013, o Marco Civil da Internet e a LGPD.
• Fica eleito o foro do domicílio da clínica contratante.
• Dúvidas sobre estes termos: contato@anexasistemas.com.br.

Quem responde por este documento

ANEXA Sistemas é a marca sob a qual o site e o ANEXA.Psi são oferecidos por 69.708.771 IGOR SILVA BOAVENTURA, CNPJ 69.708.771/0001-34, com endereço em Rua João Lopes da Silva, 239, Alto São João, Conceição do Coité/BA, CEP 48730-000. É quem contrata com as clínicas, responde por estes documentos e atua como controladora ou operadora dos dados, conforme descrito na Política de Privacidade.

Canal para assuntos de privacidade e proteção de dados, atendido pelo encarregado Igor Silva Boaventura: contato@anexasistemas.com.br.