Política de Privacidade

Quem trata os dados

A ANEXA Sistemas desenvolve e opera o site anexasistemas.com.br e o sistemaANEXA.Psi, uma plataforma de gestão para clínicas e consultórios de psicologia. Os papéis previstos na Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, a LGPD) são diferentes em cada um:

• No site, a ANEXA é controladora dos dados que você decide nos enviar ao entrar em contato.
• No ANEXA.Psi, a clínica que contrata o sistema é acontroladora dos dados dos seus pacientes, responsáveis e equipe. A ANEXA éoperadora: trata esses dados somente por conta e conforme as instruções da clínica, para prestar o serviço contratado.

Se você é paciente de uma clínica que usa o ANEXA.Psi, quem decide sobre os seus dados é a clínica. Os pedidos previstos na seção "Seus direitos" devem ser dirigidos a ela; a ANEXA dá à clínica os meios para atendê-los.

Dados do site

O site é informativo e não tem formulário de cadastro. Os caminhos de contato abrem uma conversa no WhatsApp da ANEXA ou um e-mail para o nosso endereço público; nesses casos recebemos apenas o que você escrever e os dados que o próprio aplicativo de mensagens ou de e-mail transmite, como o seu número ou endereço.

O questionário de projeto (página "Falar sobre um projeto") monta um resumo com as suas respostas e o coloca na conversa do WhatsApp: nada é guardado pelo site antes de você enviar.

A hospedagem do site registra acessos (endereço IP, data, página e navegador) pelo tempo padrão do provedor, para segurança e diagnóstico.

Anúncios e medição (Pixel da Meta)

Para divulgar o ANEXA.Psi, usamos anúncios no Facebook e no Instagram e oPixel da Meta no site, que mede o resultado desses anúncios (por exemplo, quantas pessoas que viram um anúncio chegaram até a página de planos ou iniciaram um contato) e permite mostrar anúncios a quem já visitou o site. Quando ativo, o Pixel envia à Meta Platforms dados como página visitada, horário, navegador, endereço IP e identificadores de cookies ou de anúncio; a Meta trata esses dados também para fins próprios, conforme apolítica de privacidade dela.

A base legal é o seu consentimento: o Pixel só é carregado depois que você aceita no aviso de cookies do site, e você pode recusar ou mudar de ideia a qualquer momento pelo mesmo aviso, sem perder acesso a nada. Não enviamos à Meta nome, e-mail ou telefone de quem nos procura, nem qualquer dado do ANEXA.Psi ou de pacientes.

Dados no ANEXA.Psi

Ao usar o sistema, a clínica insere e nós tratamos, em nome dela:

A ANEXA não lê, não analisa e não usa o conteúdo clínico para nenhuma finalidade própria. Quando a clínica ativa a transcrição de áudio, o áudio é enviado ao provedor de transcrição escolhido para gerar um rascunho que só se torna registro depois de revisado pelo profissional.

Para que usamos e com que base

• Prestar o serviço contratado pela clínica (execução de contrato): agenda, prontuário, financeiro, mensagens e demais funções do sistema.
• Segurança e prevenção a fraudes (legítimo interesse e obrigação legal): autenticação, limites de tentativa, trilha de auditoria, cópias de segurança.
• Cobrança da assinatura (execução de contrato e obrigação legal): emissão e conciliação de cobranças.
• Responder a quem nos procura pelo site (procedimento preliminar a contrato ou legítimo interesse).
• Cumprir obrigações legais e regulatórias, inclusive as normas profissionais que regem a guarda de prontuários pela clínica.

Não vendemos dados pessoais, não os usamos para publicidade e não tomamos decisões automatizadas com efeito jurídico sobre os titulares.

Integração com o Google

A clínica pode, se quiser, conectar contas Google ao ANEXA.Psi. A conexão é opcional, feita pela própria pessoa na tela de Configurações, e pode ser desfeita a qualquer momento ali ou emmyaccount.google.com/permissions. Pedimos apenas os escopos mínimos:

• Agenda Google (escopo calendar.app.created), conectada pelo profissional na conta dele: o sistema cria um calendário chamado "ANEXA.Psi" e espelha nele as sessões da agenda com iniciais do paciente, horário, duração e situação. Nenhum nome completo, telefone, observação ou conteúdo clínico vai para o Google. O sistema não enxerga os demais calendários nem os eventos da pessoa.
• Google Drive (escopo drive.file), conectado pela administradora na conta institucional da clínica: o sistema cria a pasta "ANEXA.Psi" e guarda nela cópias em PDF dos registros clínicos e dos documentos anexados, organizadas por paciente. O sistema só acessa os arquivos e pastas que ele mesmo criou; nunca lê o restante do Drive.
• Drive da própria ANEXA: as cópias de segurança diárias do banco de dados são enviadas para uma conta Google institucional da ANEXA, com o mesmo escopo restrito.

Os tokens de acesso ficam cifrados no banco de dados e nunca são exibidos, registrados em log ou enviados ao navegador. Desconectar remove as credenciais do sistema; o que já foi criado na conta Google permanece lá, sob controle do titular da conta.

O uso e a transferência, pelo ANEXA.Psi, de informações recebidas das APIs do Google obedecem àPolítica de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, inclusive aos requisitos de Uso Limitado.

Com quem compartilhamos

Só com quem precisa para o serviço funcionar, sempre sob contrato e para a finalidade descrita:

• Infraestrutura e hospedagem do sistema e do banco de dados, e do site.
• Google, quando a clínica ou o profissional conecta uma conta, nos termos da seção anterior.
• Meta Platforms, pelo Pixel no site, apenas depois do seu aceite e só com os dados de navegação descritos em "Dados do site".
• Provedor de cobrança, para as cobranças da assinatura do sistema (dados da clínica contratante, nunca de pacientes).
• Provedor de envio de mensagens WhatsApp, para os lembretes e avisos que a clínica configura: número do destinatário e o texto da mensagem.
• Provedor de transcrição, apenas quando a clínica ativa o recurso e envia um áudio.
• Autoridades, quando houver obrigação legal ou ordem válida.

Alguns desses provedores processam dados fora do Brasil. Quando isso ocorre, a transferência se apoia nas hipóteses do art. 33 da LGPD e em cláusulas contratuais de proteção de dados.

Como protegemos

• Comunicação cifrada (HTTPS) entre navegador e sistema.
• Separação rígida entre clínicas: cada registro carrega a identificação da clínica e o banco de dados aplica políticas de segurança em nível de linha, de modo que uma clínica nunca alcança os dados de outra.
• Conteúdo clínico visível apenas para o profissional responsável pelo paciente (ou pela administradora, quando o paciente é dela); a secretaria nunca o acessa. A regra vive em um único módulo do servidor.
• Senhas guardadas apenas como hash; credenciais de integrações cifradas; segundo fator de autenticação para a equipe da ANEXA.
• Suporte da ANEXA só entra em uma clínica com consentimento explícito da administradora, por tempo limitado e com tudo registrado na trilha de auditoria, que a clínica consulta na tela de Configurações.
• Cópias de segurança diárias do banco de dados, com retenção rotativa e cópia externa cifrada em trânsito.
• Exclusões de registros clínicos são anulações com motivo e rastro; não há apagamento silencioso.

Por quanto tempo guardamos

• Dados da clínica e dos pacientes: enquanto a conta estiver ativa. Ao encerrar, a clínica pode exportar os dados na tela de Configurações; depois do encerramento, mantemos as cópias de segurança pelo ciclo de retenção e então as eliminamos, respeitados prazos legais.
• Prontuários: o prazo mínimo de guarda é definido pelas normas do Conselho Federal de Psicologia e é responsabilidade da clínica, que é a controladora.
• Trilha de auditoria e registros de acesso: pelo tempo necessário à segurança e à prestação de contas.
• Mensagens de contato pelo site: pelo tempo da conversa e do eventual relacionamento comercial.

Seus direitos

A LGPD garante a você confirmar se tratamos seus dados, acessá-los, corrigi-los, pedir anonimização, bloqueio ou eliminação do que for desnecessário ou tratado em desconformidade, pedir portabilidade, saber com quem compartilhamos, revogar consentimento e se opor a tratamentos feitos com base em legítimo interesse.

Para exercê-los, escreva para contato@anexasistemas.com.br. Pacientes de clínicas que usam o ANEXA.Psi devem procurar a clínica, que é quem decide sobre esses dados; se o pedido chegar a nós, encaminhamos à clínica e a apoiamos na resposta. Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Cookies e armazenamento local

No site, os únicos cookies são os do Pixel da Meta descritos em "Dados do site", e eles só existem depois do seu aceite; a sua escolha fica guardada no navegador para não perguntarmos de novo a cada visita. Sem aceite, o site funciona por inteiro e não grava nada.

O ANEXA.Psi não usa cookies de rastreamento nem anúncios: ele guarda no armazenamento local do navegador apenas o que é necessário para manter a sessão de quem está conectado e preferências de tela, como o mês selecionado. Sair do sistema remove a sessão.

Alterações desta política

Quando o produto ganhar recursos que mudem o tratamento de dados, esta página será atualizada e a data de revisão, no topo, refletirá a mudança. Mudanças relevantes para as clínicas contratantes são comunicadas pelo canal de contato da conta.

Quem responde por este documento

ANEXA Sistemas.

Canal para assuntos de privacidade e proteção de dados, inclusive para falar com o encarregado: contato@anexasistemas.com.br.

Os dados cadastrais completos da empresa serão publicados nesta página.