Documento legal
Política de Privacidade
Esta política explica quais dados pessoais passam pelo site da ANEXA Sistemas e pelo sistema ANEXA.Psi, por que passam, com quem são compartilhados, quem responde por eles e como você exerce seus direitos.
Quem trata os dados
A ANEXA Sistemas desenvolve e opera o site anexasistemas.com.br e o sistemaANEXA.Psi, uma plataforma de gestão para clínicas e consultórios de psicologia. Os papéis previstos na Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, a LGPD) são diferentes em cada situação:
- No site, a ANEXA é controladora dos dados de navegação e dos dados que você decide nos enviar ao entrar em contato.
- Sobre quem contrata o ANEXA.Psi (a pessoa que cria a conta e a clínica contratante), a ANEXA também é controladora dos dados de cadastro, cobrança, prova do aceite e medição de anúncios, descritos em "Dados de quem contrata o ANEXA.Psi".
- No ANEXA.Psi, a clínica que contrata o sistema é acontroladora dos dados dos seus pacientes, responsáveis e equipe. A ANEXA éoperadora: trata esses dados somente por conta e conforme as instruções da clínica, para prestar o serviço contratado, nas condições da seção "Tratamento de dados em nome da clínica" dos Termos de Uso.
Se você é paciente de uma clínica que usa o ANEXA.Psi, quem decide sobre os seus dados é a clínica. Os pedidos previstos na seção "Seus direitos" devem ser dirigidos a ela; a ANEXA dá à clínica os meios para atendê-los.
Dados do site
O site é informativo e não tem formulário que envie dados à ANEXA. Os caminhos de contato abrem uma conversa no WhatsApp da ANEXA ou um e-mail para o nosso endereço público; nesses casos recebemos apenas o que você escrever e os dados que o próprio aplicativo de mensagens ou de e-mail transmite, como o seu número ou endereço. O cadastro no ANEXA.Psi é feito no próprio sistema (appsi.anexasistemas.com.br) e está descrito na seção seguinte.
O questionário de projeto (página "Falar sobre um projeto") monta um resumo com as suas respostas e o coloca na conversa do WhatsApp: nada é guardado pelo site antes de você enviar. Quando você chega por um anúncio, o site repassa aos links internos, ao WhatsApp e ao endereço do sistema os parâmetros da campanha que já vieram no endereço da página (como o nome da campanha), sem gravar nada no seu navegador.
A hospedagem do site (Vercel) registra acessos, com endereço IP, data, página e navegador, pelo tempo padrão do provedor, para segurança e diagnóstico.
Medição de audiência (Google Analytics)
Para entender por quais páginas os visitantes passam e de onde chegaram, usamos oGoogle Analytics 4. Quando ativo, ele envia ao Google dados de navegação como página visitada, horário, idioma, tipo de aparelho e navegador, origem da visita e um identificador de cookie criado no seu navegador. O endereço IP é usado para estimar a região e não é armazenado pelo Google em forma completa. Não enviamos ao Google nome, e-mail, telefone nem qualquer resposta do questionário.
A base legal é o seu consentimento: o Analytics só é carregado depois que você aceita no aviso de cookies, e você pode recusar ou mudar de ideia a qualquer momento pelo mesmo aviso (link "Preferências de cookies", no rodapé). Sem aceite, o script do Google nem chega a ser baixado.
Anúncios e medição (Pixel da Meta)
Para divulgar o ANEXA.Psi, usamos anúncios no Facebook e no Instagram e oPixel da Meta no site, que mede o resultado desses anúncios (por exemplo, quantas pessoas que viram um anúncio chegaram até a página de planos ou iniciaram um contato) e permite mostrar anúncios a quem já visitou o site. Quando ativo, o Pixel envia à Meta Platforms dados como página visitada, horário, navegador, endereço IP e identificadores de cookies ou de anúncio; a Meta trata esses dados também para fins próprios, conforme apolítica de privacidade dela.
A base legal é o seu consentimento: o Pixel só é carregado depois que você aceita no aviso de cookies do site, e você pode recusar ou mudar de ideia a qualquer momento pelo mesmo aviso, sem perder acesso a nada. O mesmo aceite autoriza o aviso de "conta criada" descrito na seção seguinte. O Pixel do site não recebe nome, e-mail ou telefone de quem nos procura, nem qualquer dado de pacientes.
Dados de quem contrata o ANEXA.Psi
Quando alguém cria uma conta no ANEXA.Psi ou assina um plano, a ANEXA trata, como controladora, os seguintes dados da pessoa que faz o cadastro e da clínica:
| Dados e finalidade | Base legal e prazo |
|---|---|
| Cadastro e conta: nome, e-mail, nome da clínica, senha (guardada apenas como hash) e os parâmetros da campanha pela qual a pessoa chegou, quando houver, para criar e manter a conta, prestar suporte e saber quantos cadastros vieram de cada canal de divulgação. | Execução de contrato e procedimentos preliminares (art. 7º, V); a origem da campanha, legítimo interesse (art. 7º, IX). Enquanto a conta existir e, depois, pelos prazos da seção "Por quanto tempo guardamos". |
| Cobrança: nome, e-mail, CPF ou CNPJ e o histórico de faturas, enviados ao provedor de cobrança (Asaas). Os dados do cartão são digitados no ambiente do provedor; a ANEXA não os recebe. | Execução de contrato e obrigação legal ou fiscal (art. 7º, II e V). Até 5 anos após a última cobrança. |
| Prova do aceite dos Termos e desta Política: versão aceita, data e hora, endereço IP e navegador. | Exercício regular de direitos (art. 7º, VI). Durante o contrato e pelos prazos de prescrição aplicáveis depois dele. |
| Medição de anúncios (Meta), descrita logo abaixo. | Consentimento (art. 7º, I), revogável a qualquer momento. |
| Segurança: registros de login, com IP e navegador, e trilha de auditoria. | Legítimo interesse e obrigação legal (arts. 7º, II e IX; Marco Civil da Internet, art. 15). Ver prazos em "Por quanto tempo guardamos". |
Aviso de cadastro à Meta (API de Conversões)
Para saber quais anúncios trazem clientes, o servidor do ANEXA.Psi pode avisar a Meta, pelaAPI de Conversões, quando uma conta é criada e quando o primeiro pagamento da assinatura é confirmado. Esse aviso só é enviado se você consentiu: aceitando os cookies no aviso do site antes de se cadastrar ou marcando a autorização específica no formulário de cadastro, que vem desmarcada. Sem consentimento, nada é enviado à Meta.
O aviso leva: o seu e-mail e um código da clínica, ambos transformados em código irreversível (hash SHA-256); os identificadores de cookie da Meta, quando existirem no navegador; o endereço IP e o navegador usados no cadastro; e o plano, o ciclo e, no pagamento, o valor. Não leva nome, telefone, CPF ou CNPJ, nenhum dado de pacientes nem qualquer conteúdo clínico. O hash não torna o dado anônimo: ele serve justamente para a Meta reconhecer se o e-mail corresponde a uma conta dela e medir o anúncio, e a Meta trata esses dados também conforme a política de privacidade dela.
Você pode revogar o consentimento a qualquer momento em "Preferências de cookies", no rodapé do site, ou escrevendo para contato@anexasistemas.com.br. A revogação vale para os envios seguintes e não afeta a sua conta.
Dados no ANEXA.Psi
Ao usar o sistema, a clínica insere e nós tratamos, em nome dela:
| Categoria | Exemplos |
|---|---|
| Conta e equipe | nome, e-mail, senha (guardada apenas como hash), registro profissional, telefone para avisos e papel no sistema. |
| Pacientes e responsáveis | nome, contatos, data de nascimento, endereço, escola, encaminhamento, situação do acompanhamento. |
| Agenda e comunicação | sessões, confirmações, mensagens automáticas de lembrete enviadas por WhatsApp e as respostas a elas, inclusive áudios. |
| Financeiro da clínica | valores, pagamentos, recibos e a assinatura do próprio sistema. |
| Conteúdo clínico | anamneses, evoluções, documentos e anexos. São dados pessoais sensíveis (saúde), tratados com as regras de acesso descritas em "Como protegemos". |
| Registros de uso | trilha de auditoria com quem fez o quê e quando, endereço IP e identificador de sessão. |
A ANEXA não usa o conteúdo clínico para nenhuma finalidade própria: não o analisa, não o usa para publicidade e não o envia a plataformas de anúncio. A equipe da ANEXA só o vê quando a clínica autoriza uma sessão de suporte, pelo tempo autorizado e com registro na trilha de auditoria (ver "Como protegemos").
Crianças e adolescentes. As clínicas atendem também crianças e adolescentes, e o ANEXA.Psi guarda os dados deles e de seus responsáveis. A clínica, como controladora, trata esses dados no melhor interesse deles (LGPD, art. 14); as mensagens automáticas são dirigidas ao responsável cadastrado.
Transcrição de áudio. O recurso de transcrição por inteligência artificial ainda não está disponível. Antes de ser liberado, esta política passará a nomear o provedor e o país onde o áudio é processado.
Para que usamos e com que base
- Prestar o serviço contratado pela clínica (execução de contrato; para os dados de pacientes, conforme a base legal escolhida pela clínica, que é a controladora): agenda, prontuário, financeiro, mensagens e demais funções do sistema.
- Segurança e prevenção a fraudes (legítimo interesse e obrigação legal): autenticação, limites de tentativa, trilha de auditoria, cópias de segurança.
- Cobrança da assinatura (execução de contrato e obrigação legal): emissão e conciliação de cobranças.
- Responder a quem nos procura pelo site (procedimentos preliminares a contrato ou legítimo interesse).
- Medir o site e os anúncios: Google Analytics, Pixel da Meta e aviso de cadastro à Meta com base no consentimento.
- Cumprir obrigações legais e regulatórias, inclusive as normas profissionais que regem a guarda de prontuários pela clínica.
Não vendemos dados pessoais. Dados de pacientes e conteúdo clínico nunca são usados para publicidade. Não tomamos decisões automatizadas com efeito jurídico sobre os titulares.
Integração com o Google
A clínica pode, se quiser, conectar contas Google ao ANEXA.Psi. A conexão é opcional, feita pela própria pessoa na tela de Configurações, e pode ser desfeita a qualquer momento ali ou emmyaccount.google.com/permissions. Pedimos apenas os escopos mínimos:
- Agenda Google (escopo
calendar.app.created), conectada pelo profissional na conta dele: o sistema cria um calendário chamado "ANEXA.Psi" e espelha nele as sessões da agenda com iniciais do paciente, horário, duração e situação. Nenhum nome completo, telefone, observação ou conteúdo clínico vai para o Google. O sistema não enxerga os demais calendários nem os eventos da pessoa. - Google Drive (escopo
drive.file), conectado pela administradora na conta institucional da clínica: o sistema cria a pasta "ANEXA.Psi" e guarda nela cópias em PDF dos registros clínicos e dos documentos anexados, organizadas por paciente. O sistema só acessa os arquivos e pastas que ele mesmo criou; nunca lê o restante do Drive. - Drive da própria ANEXA: as cópias de segurança diárias do banco de dados são enviadas para uma conta Google institucional da ANEXA, com o mesmo escopo restrito.
Os tokens de acesso ficam cifrados no banco de dados e nunca são exibidos, registrados em log ou enviados ao navegador. Desconectar remove as credenciais do sistema; o que já foi criado na conta Google permanece lá, sob controle do titular da conta.
O uso e a transferência, pelo ANEXA.Psi, de informações recebidas das APIs do Google obedecem àPolítica de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, inclusive aos requisitos de Uso Limitado.
Com quem compartilhamos
Só com quem precisa para o serviço funcionar, para a finalidade descrita:
| Provedor | Para quê e com quais dados |
|---|---|
| Railway | Hospedagem do ANEXA.Psi e do banco de dados: todos os dados do sistema. Servidores fora do Brasil. |
| Vercel | Hospedagem do site: registros de acesso. Pode processar dados fora do Brasil. |
| Google Analytics no site (só com aceite); Agenda e Drive, quando a clínica conecta; Drive da ANEXA para as cópias de segurança; e-mail do canal de contato. Pode processar dados fora do Brasil. | |
| Meta Platforms | Pixel no site e aviso de cadastro pela API de Conversões, só com consentimento e só com os dados descritos acima. Processa dados fora do Brasil. |
| Asaas | Cobrança da assinatura: dados da clínica contratante, nunca de pacientes. Empresa brasileira. |
| LinkZap (Orion Research) | Envio dos lembretes e avisos por WhatsApp: número do destinatário, texto das mensagens e as respostas recebidas, inclusive áudios, que ficam guardadas na plataforma do provedor. As mensagens trafegam pelo WhatsApp. |
| ImprovMX | Encaminhamento das mensagens enviadas ao e-mail do domínio da ANEXA. Processa dados fora do Brasil. |
| Autoridades | Quando houver obrigação legal ou ordem válida. |
Parte desses provedores processa dados fora do Brasil. Essa transferência internacional deve observar o art. 33 da LGPD e a regulamentação da ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024). Você pode pedir informações sobre a transferência pelo canal indicado no fim desta página. Quando um provedor for incluído ou trocado, esta lista será atualizada, e as clínicas contratantes serão avisadas como previsto nos Termos de Uso.
Como protegemos
- Comunicação cifrada (HTTPS) entre navegador e sistema.
- Separação rígida entre clínicas: cada registro carrega a identificação da clínica e o banco de dados aplica políticas de segurança em nível de linha, de modo que uma clínica nunca alcança os dados de outra.
- Conteúdo clínico visível apenas para o profissional responsável pelo paciente (ou pela administradora, quando o paciente é dela); a secretaria nunca o acessa. A regra vive em um único módulo do servidor.
- Senhas guardadas apenas como hash; credenciais de integrações cifradas; segundo fator de autenticação para a equipe da ANEXA.
- Suporte da ANEXA só entra em uma clínica com consentimento explícito da administradora, por tempo limitado e com tudo registrado na trilha de auditoria, que a clínica consulta na tela de Configurações. Durante a sessão, o suporte vê o sistema como o usuário que a administradora escolheu, o que pode incluir conteúdo clínico; por isso a equipe da ANEXA está sujeita a dever de sigilo.
- Cópias de segurança diárias do banco de dados, com retenção rotativa e cópia externa cifrada em trânsito.
- Exclusões de registros clínicos são anulações com motivo e rastro; não há apagamento silencioso.
Se ocorrer um incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante, a ANEXA avisa a clínica afetada, para que ela, como controladora, comunique a ANPD e os titulares nos prazos da regulamentação; sobre os dados de que é controladora, a própria ANEXA faz essa comunicação.
Por quanto tempo guardamos
- Dados da clínica e dos pacientes: enquanto a conta estiver ativa. Depois do encerramento, pelos prazos de exportação e eliminação previstos nos Termos de Uso ("Encerramento e exportação").
- Prontuários: o prazo mínimo de guarda é definido pelas normas do Conselho Federal de Psicologia e é responsabilidade da clínica, que é a controladora.
- Cópias de segurança: 14 cópias diárias e uma por mês nos últimos 12 meses, em rodízio; o que é eliminado do sistema some das cópias à medida que elas são substituídas.
- Trilha de auditoria: eventos ligados a pacientes e toda atividade de suporte, 20 anos; equipe, configurações e financeiro, 5 anos; registros de login, 1 ano; tentativas com e-mail desconhecido, 90 dias.
- Dados de quem contrata: pelos prazos indicados em "Dados de quem contrata o ANEXA.Psi".
- Mensagens de contato pelo site: pelo tempo da conversa e do eventual relacionamento comercial.
Seus direitos
A LGPD garante a você confirmar se tratamos seus dados, acessá-los, corrigi-los, pedir anonimização, bloqueio ou eliminação do que for desnecessário ou tratado em desconformidade, pedir portabilidade, saber com quem compartilhamos, revogar consentimento e se opor a tratamentos feitos com base em legítimo interesse.
Para exercê-los, escreva para contato@anexasistemas.com.br. Respondemos em até 15 dias e podemos pedir informações para confirmar a sua identidade antes de entregar ou alterar dados. Pacientes de clínicas que usam o ANEXA.Psi devem procurar a clínica, que é quem decide sobre esses dados; se o pedido chegar a nós, encaminhamos à clínica e a apoiamos na resposta. Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Alterações desta política
Quando o produto ganhar recursos que mudem o tratamento de dados, esta página será atualizada e a data de revisão, no topo, refletirá a mudança. Mudanças relevantes são comunicadas às clínicas contratantes com antecedência, pelo e-mail da conta, como previsto nos Termos de Uso. Se a mudança depender de consentimento, ele será pedido de novo.
Quem responde por este documento
ANEXA Sistemas é a marca sob a qual o site e o ANEXA.Psi são oferecidos por 69.708.771 IGOR SILVA BOAVENTURA, CNPJ 69.708.771/0001-34, com endereço em Rua João Lopes da Silva, 239, Alto São João, Conceição do Coité/BA, CEP 48730-000. É quem contrata com as clínicas, responde por estes documentos e atua como controladora ou operadora dos dados, conforme descrito na Política de Privacidade.
Canal para assuntos de privacidade e proteção de dados, atendido pelo encarregado Igor Silva Boaventura: contato@anexasistemas.com.br.